Księgowa informuje: BUDŻET – o czym nie wolno zapomnieć

Planowanie budżetu ma ogromne znaczenie dla właściwego funkcjonowania firmy i organizacji. Nie znając podstaw dotyczących planowania budżetu, nie jesteśmy w stanie dobrze zarządzać naszą jednostką. Finanse muszą być pod naszą ścisłą kontrolą, tylko w ten sposób możliwe jest osiąganie pożądanych zysków przez firmę i zapewnienie stabilności funkcjonowania przez organizację.

Niestety wiele początkujących jednostek ma bardzo ograniczoną wiedzę na temat planowania budżetu, nie potrafi skonstruować dobrego planu finansowego. Przy przygotowywaniu i realizowaniu budżetu powinniśmy się opierać na pewnych podstawowych zasadach budżetowych;

1/zasada zupełności budżetu – polega na zestawieniu w budżecie wszystkich, a nie tylko wybranych wpływów i wydatków,

2/zasada jedności – oznacza, że istnieje tylko jeden dokument na całość wpływów i wydatków (jedno zestawienie zwane budżetem),

3/zasada jawności – polega na tym, że organy przedstawicielskie są zaznajomione z budżetem, jego treścią, sposobem uchwalania oraz ze sprawowaniem nad nim kontroli. W praktyce oznacza to przede wszystkim prezentowanie wpływów i wydatków organom przedstawicielskim

4/ zasada realności – postuluje maksymalną precyzję w planowaniu wpływów i wydatków budżetowych.

5/zasada szczegółowości – oznacza , że w budżecie muszą być zawarte cele szczegółowe, konkretne, a nie określone w sposób ogólny.

6/ zasada równowagi – jest to dążenie do tego , aby wpływy były równe wydatkom, co w praktyce nie jest nigdy osiągane.

7/zasada jasności (przejrzystości) – polega na takiej konstrukcji budżetu i na takim ujęciu wpływów i wydatków, który umożliwia prawidłowe planowanie i łatwość oceny.

8/zasady charakterystyczne dla zarządzania finansami – przy konstruowaniu budżetu należy dążyć do oszczędności, efektywności, elastyczności itp.

Dobre planowanie to podstawa właściwej działalności związku zawodowego na każdym szczeblu struktury. Dobrze zaplanowany budżet ma przede wszystkim zapewnić naszej jednostce stabilność działania i możliwość realizacji celów statutowych Związku. Musi powstawać w oparciu o twarde dane. Podstawą dobrego budżetu jest jego realność. Ponadto budżet powinien być stworzony w sposób obiektywny, nie możemy opierać się na własnych odczuciach i przewidywaniach. Przemyślany, rzetelnie przygotowany budżet da nam możliwość lepszego i pewniejszego podejmowania decyzji i pozwoli jasno analizować sytuację naszej jednostki. Podstawa budżetu to przede wszystkim zestawienie przewidywanych wpływów z działalności naszej jednostki, które przygotowujemy głównie w oparciu o plan składek członkowskich. Jeżeli planowanie rocznego budżetu sprawia nam trudności, możemy przygotować plan na miesiąc lub kwartał. Łatwiej nam będzie operować danymi, przewidywać wpływy i wydatki. Przygotowując taki plan, powinniśmy wziąć pod uwagę wiele danych.

W przypadku takiego Związku jak ZZ „Budowlani” ważne jest minimalne wynagrodzenie w 2020 r. – obecnie Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, przedłożoną przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Według rządowej propozycji minimalne wynagrodzenie za pracę od 1 stycznia 2020 r. powinno wynosić 2450 zł. Jeszcze przed ogłoszeniem rządowej propozycji w prawie płacy minimalnej wspólne stanowisko ustaliły OPZZ, NSZZ ”Solidarność i Forum Związków Zawodowych. Zdaniem związkowców najniższe wynagrodzenie powinno wzrosnąć w stosunku do 2019 roku o 12 procent. To oznaczałoby wzrost o 270 zł, do poziomu 2520 zł brutto. Niestety, propozycje organizacji pracodawców znacznie odbiegają od postulatów związków. Nie będzie więc porozumienia partnerów społecznych. Oznacza to, że (jak zwykle) o wysokości minimalnego wynagrodzenia będzie decydował rząd.

Minimalne wynagrodzenie to czynnik mający wpływ na wysokość składki członkowskiej w związkach, które uzależniają wysokość składki członkowskiej od tego wskaźnika (tak jak ZZ „Budowlani”). Podstawowy wskaźnik istotny dla budżetu związku (po stronie wpływów) to ilość członków w organizacji. Pozwala zaplanować jakie będą wpływy od członków w danej jednostce.

Drugim elementem konstrukcji budżetu jest zestawienie kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Przede wszystkim są to środki przeznaczone na spotkania organów statutowych, integracyjne, narady, konferencje, szkolenia związkowe, a także koszty związane z utrzymaniem biura. Pod uwagę należy także przyjąć stawkę diety na delegacje krajowe (30 zł )i maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu. (0,8358 zł)

Zabierając się za realizację budżetu, warto zwrócić uwagę na najczęstsze pomyłki popełniane podczas jego przygotowania. Jednym z podstawowych błędów popełnianych w trakcie planowania budżetu jest tworzenie go na bazie niesprawdzonych danych i w oparciu o nieaktualne informacje. Następny problem to brak elastyczności – nie wiemy tak naprawdę co wydarzy się na rynku w kolejnym roku. Musimy mądrze zaplanować budżet, który powinien nam dać pole do manewru i możliwość dopasowania go do zmiennych warunków. Błędem jest również przygotowanie budżetu na nowy rok, bez analizy wykonania zeszłorocznego planu finansowego.