Księgowa informuje: Data sprzedaży i data faktury – informacje praktyczne

 

Czym się różni data sprzedaży od daty wystawienia faktury? Jest to bardzo ważne rozróżnienie, ponieważ ma wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego zarówno na gruncie podatku PIT, jak i VAT. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT (art.106i ust.1) fakturę należy wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi czy dostawie towaru. Zasada ta ma również zastosowanie w odniesieniu do:

• wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności, na ich żądanie (jeżeli sprzedaż została udokumentowana paragonem),

• faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie całości lub części należności. W odniesieniu do wystawiania faktur istnieje szereg wyjątków od zasady ogólnej . I tak fakturę należy wystawić nie później niż:

– do 90 dnia od daty wykonania czynności w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek – z wyłączeniem map, magazynów, czasopism drukowanych oraz ulotek, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art.28b, stanowiących import usług,

– do 60 dnia od daty wydania towarów w odniesieniu do dostawy książek drukowanych z wyłączeniem map, magazynów, czasopism drukowanych oraz ulotek – dodatkowo jeżeli umowa będzie przewidywać zwroty wydawnicze, fakturę należy wystawić nie później niż do 120 dnia od daty pierwszego wydania towarów,

– do 30 dnia od daty wydania towarów usługi w odniesieniu do usług budowlanych lub budowlano-montażowych,

– do 7 dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;

– z upływem terminu płatności – w przypadku: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, – świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiących import usług.

Często zastanawiamy się również pod jaką datą ujmować dowody w księgach? Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości(Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, opis operacji dokonany we właściwy sposób, kwotę i datę zapisu oraz oznaczenie kont których dotyczy.

Stanowi o tym art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Jak wynika z tego przepisu, w zapisie księgowym występują 3 daty: – data dokonania operacji gospodarczej, – data dowodu księgowego, – data zapisu. Gdy wskazane daty nie są takie same, datą zapisu powinien być dzień dokonania danej operacji, ponieważ to ona wyznacza okres, do którego należy przyporządkować kwotę określonego kosztu lub przychodu w księgach. Przychody i koszty są ewidencjonowane w księgach zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli są one przyporządkowane do okresu, którego dotyczą. Na kontach księgi głównej zapisy dokonywane są w kolejności chronologicznej. Dowody księgowe np. listy płac dotyczące operacji gospodarczych przeprowadzonych w określonym miesiącu wpływają do jednostki lub są tworzone w kolejnym miesiącu. W takim przypadku data zapisu księgowego jest inna niż data dokonania operacji gospodarczej. Wtedy za datę zapisu księgowego można przyjąć ostatni dzień miesiąca, którego dane zdarzenie dotyczy.

Podstawa: Ustawa o rachunkowości, ustawa o VAT

Barbara Pałka