Księgowa informuje – Inwentaryzacja, jak ją przygotować?

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, która w art 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m. in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Inwentaryzacja obejmuje wszystkie czynniki, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku jednostki gospodarczej. Inwentaryzacja jest jednym z elementów składających się na prowadzenie rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera opisu technik przeprowadzenia inwentaryzacji, zawiera jednak informacje dotyczące terminów metod oraz częstotliwości jej przeprowadzania. Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym mogą rozpocząć inwentaryzację od początku czwartego kwartału 2021 roku, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Inwentaryzacja jest złożonym procesem, pracochłonnym dlatego wykonanie wszystkich czynności ostatniego dnia roku jest niemożliwe. Prace inwentaryzacyjne związane ze spisem z natury warto rozpocząć jak najwcześniej ze względu na trwającą nadal pandemię COVID-19. Może się bowiem zdarzyć, że w ostatnich miesiącach roku na skutek kolejnej fali zachorowań na koronawirusa i ograniczeń z tym związanych przeprowadzenie spisu z natury będzie utrudnione lub niemożliwe. Zakres prac związanych z przygotowaniem inwentaryzacji zależy od wielkości jednostki. Do etapów przygotowania inwentaryzacji należą:

1/wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,

2/powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wskazanie jej przewodniczącego,

3/przygotowanie harmonogramu spisu z natury,

4/zawiadomienie firmy audytorskiej o terminach inwentaryzacji (jeśli sprawozdanie finansowe za dany rok podlega badaniu)

5/wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej,

6/przygotowanie planu sytuacyjnego jednostki i wyznaczenie pól spisowych,

7/przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów,

8/przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób prowadzących konkretne prace inwentaryzacyjne.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiada kierownik jednostki. Nie może tej odpowiedzialności scedować na inną osobę lub podmiot, nawet jeśli przeprowadzenie inwentaryzacji zostało zlecone firmie zewnętrznej. W art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości jest zawarte, że jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ta spoczywa na wszystkich członkach tego organu.

Do obowiązków kierownika jednostki należy przede wszystkim:

1/wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,

2/powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego.

W związku z tym, że inwentaryzacja jest częścią rachunkowości, której terminowe i właściwe przeprowadzenie wpływa na rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, dział księgowości powinien pomagać kierownikowi jednostki w jej zorganizowaniu.

Barbara Pałka