Księgowa informuje – Inwentaryzacja

Cel, rodzaje i metody inwentaryzacji

W listopadowym numerze OMSZ „Budowlani” pisaliśmy o przepisach regulujących przeprowadzanie inwentaryzacji. Tym razem więcej informacji o szczegółach tego procesu.

Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych. W znaczeniu tego określenia mieszczą się nie tylko czynności spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku, ale również uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Celem inwentaryzacji jest więc porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym i w ten sposób urealnienie tej ewidencji.

Aby zapewnić wiarygodność danych księgowych, należy inwentaryzować swoje aktywa i pasywa. Inwentaryzacja służy do kontroli majątku oraz uzyskaniu informacji dla potrzeb decyzyjnych.

Zgodnie z treścią art.26 i 27 ustawy o rachunkowości, czynności inwentaryzacyjne wykorzystywane dla weryfikacji realności oraz poprawności stanów aktywów i pasywów, związanej z zamknięciami rocznymi, należy przeprowadzać w czasie pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku.

Wśród rodzajów inwentaryzacji, które obowiązują wyróżniamy; pełną, doraźno – kontrolną, zdawczo – odbiorczą i roczną .

Każda z nich będzie wykonywana na różne sposoby o charakterze organizacyjno – technicznym.

Metody inwentaryzacji:

• spis z natury ilości poszczególnych składników majątku, ich wyceny i porównaniu tej wyceny z danymi ksiąg rachunkowych oraz celem wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

• uzyskanie od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych, stanu środków pieniężnych, należności oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic,

• porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości składników majątku nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald.

Osoby materialnie odpowiedzialne z chwilą przekazywania stanowiska powinny jednocześnie rozliczać się i przekazywać stanowiska protokolarnie.

Terminy inwentaryzacji

Metoda inwentaryzacji	Rodzaj składnika majątku	Termin inwentaryzacji
Spis z natury	środki pieniężne w gotówce znajdujące się w jednostce (kasa) papiery wartościowe (weksle, czeki, akcje, obligacje, bony) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek, powierzone do sprzedaży, używania, przechowania rzeczowe składniki aktywów obrotowych (tj. zapasy materiałów, towarów, produkty gotowe) znajdujące się na terenie niestrzeżonym	Na ostatni dzień roku Rozpoczęcie spisu w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia roku następnego
Spis z natury	Znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewid. ilościowo – wartościową zapasy: materiałów, towarów, półproduktów, wyrobów gotowych.	Raz w ciągu 2 lat
Spis z natury	środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie strzeżonym	Raz w ciągu 4 lat
W drodze potwierdzenia sald	środki zgromadzone na rachunkach bankowych należności (za wyjątkiem tytułów publ. – prawnych, należności wątpliwych lub spornych, należności od pracowników pożyczki i kredyty własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom (np. w komisie, na składzie – w postaci obcego arkusza spisu z natury)	Rozpoczęcie w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia roku następnego
Weryfikacja	środki trwałe do których dostęp jest utrudniony (np. instalacja podziemna wodociągowa, kanalizacyjna, gazowa) grunty, drogi zobowiązania należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, wobec pracowników, wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, rachunkowych tyt. publiczno – prawnych oraz jeżeli możliwe było przeprowadzenie spisu z natury lub otrzymanie potwierdzenia salda a także gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia spisu pozostałe środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowej prawo wieczystego użytkowania gruntu wartości niematerialne i prawne	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych

Za teren strzeżony uznaje się obszary znajdujące się w budynkach jednostek odpowiednio zabezpieczonych oraz tereny ogrodzone i dozorowane przez stróża lub system elektroniczny.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy dokonać fizycznej likwidacji środków trwałych oraz wyposażenia (sprzętu) nie nadającego się do użytku, przyjmując zasady opisane w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych. Likwidacji dokonuje komisja likwidacyjna, dokumentując czynności protokołem z likwidacji.

Spis z natury

Jedną z metod inwentaryzacji, najczęściej stosowaną, jest spis z natury. Polega on na liczeniu, mierzeniu, ważeniu i innych pomiarach rzeczowych składników majątku. Oznacza on czynności ustalania faktycznego stanu składników majątku . Metoda ta odnosi się do składników mierzalnych, policzalnych.

Inwentaryzuje się w ten sposób: środki pieniężne (oprócz ulokowanych w bankach), środki trwałe (z wyłączeniem trudnych oglądowi oraz gruntów), a także objęte inwestycjami rozpoczętymi maszyny i urządzenia;

Spis z natury zalicza się do metody inwentaryzacji dowodowo niepodważalnej, uznają tę metodę jako najważniejszą i podstawową. Dlatego należy stosować ją tam, gdzie jest to możliwe.

Przeprowadzenie spisu z natury i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W sposobie i technice rozliczania należy korzystać z dorobku nauki rachunkowości i zwyczajów przyjętych w praktyce.

Inwentaryzację metodą spisu z natury należy przeprowadzić nie tylko na ostatni dzień roku obrotowego ale również:

– na dzień zakończenia działalności jednostki, natomiast w przypadku połączenia lub podziału jednostek strony mogą w drodze pisemnej umowy odstąpić od inwentaryzacji,

– przy zmianie w obsadzie stanowisk osób materialnie odpowiedzialnych (tzw. inwentaryzacja zdawczo – odbiorcza ) ,

– w przypadku zmian lub domniemania zmian w stanie składników majątkowych spowodowanych działaniem siły wyższej (pożar, powódź, kradzież z włamaniem ),

– na żądanie władz ( policji, prokuratury i sądu ), na żądanie osób materialnie odpowiedzialnych,

– jako element kontroli wewnętrznej (tzw. inwentaryzacje kontrolne w terminach nie zapowiedzianych),

– jako potwierdzenie wartości” inwentarza”.

Podstawę prac inwentaryzacyjnych stanowi harmonogram inwentaryzacji opracowywany i zatwierdzany w zarządzeniu wewnętrznym w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Harmonogram inwentaryzacji jest sporządzany według poniższego wzoru i stanowi integralna cześć zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Harmonogram inwentaryzacji składników majątku na rok 2021

Etap I – Przygotowanie inwentaryzacji

Lp	Fazy czynności do wykonania	odpowiedzialny (wykonawca)	Termin
1	Wydanie zarządzenia wewnętrznego (którego integralną częścią jest harmonogram oraz wykazy członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych)	kierownik jednostki
2	Przeprowadzenie szkolenia – instruktażu	komisja inwentaryzacyjna, główny księgowy
3	Przygotowanie do inwentaryzacji poprzez: a) uzgodnienie ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową b) przygotowanie (uporządkowanie) dokumentacji c) uporządkowanie pól spisowych	Osoby odpowiedzialne materialnie i księgowość
4	Pobranie arkuszy spisowych za ewidencjonowanych jako druki ścisłego zarachowania	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Etap II – przeprowadzenie inwentaryzacji

	L p	Fazy czynności do wykonania	odpowiedzialny (wykonawca)	Termin
	1	Przeprowadzenie spisów z natury	zespół spisowy
		Zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie	zespół spisowy
		Zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników	zespół spisowy, osoby odpowiedzialne materialnie
	2	pobranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń końcowych	zespół spisowy
	3	Przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (spisów z natury, protokołów, oświadczeń) do komisji inwentaryzacyjnej	zespół spisowy
	4	Przekazanie powyższych materiałów do księgowości	komisja inwentaryzacyjna
	5	Udostępnienie osobom odpowiedzialnym materialnie prowadzonej przez nich ewidencji	zespół spisowy
	6	Złożenie sprawozdań zespołów spisowych	zespół spisowy

Etap III – wycena materiałów inwentaryzacyjnych, ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic

Lp	Fazy czynności do wykonania	Odpowiedzialny (wykonawca)	Szacunkowy termin zakończenia
1	Wycena arkuszy spisowych oraz sprawdzenie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej	księgowość
2	Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych	księgowość
3	Wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych	osoby odpowiedzialne materialnie
4	Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych	komisja inwentaryzacyjna, zespoły spisowe, księgowość
5	Opracowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic z wnioskami co do sposobu ich rozliczenia	komisja inwentaryzacyjna
6	Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej	główny księgowy, radca prawny
7	Decyzja o rozliczeniu różnic	kierownik jednostki
8	Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie	księgowość
9	Archiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (5 lat)	księgowość

Powyższy schemat harmonogramu inwentaryzacji może być w razie potrzeby rozszerzony i uszczegółowiony.

Komisja inwentaryzacyjna

Spis z natury dokonywany będzie przez wyznaczonych pracowników , będących członkami komisji inwentaryzacyjnej lub zespołów spisowych. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych odbędzie się w drodze zarządzenia wewnętrznego w sprawie inwentaryzacji.

Zarządzenie wewnętrzne w sprawie przeprowadzenia spisu :

• powołanie osób do składu komisji inwentaryzacyjnej,

• plan (harmonogram) (terminy) czynności inwentaryzacyjnych

• wskazanie osoby do przeprowadzenia szkolenia i instruktażu członków komisji inwentaryzacyjnej

• zobowiązanie osób materialnie odpowiedzialnych do uporządkowania majątku (zapasów materiałów itp.), uzgodnienia ewidencji magazynowej z ewidencją księgową

• wskazanie, że wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory ) winny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego

• zobowiązanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do niezwłocznego złożenia rozliczenia końcowego z przebiegu inwentaryzacji

• pouczenie, że dokumenty rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych spisów z natury winny być dostarczone do głównego księgowego w terminach ustalonych w harmonogramie,

Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych sprawuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona, który informuje na bieżąco kierownika jednostki o wszystkich nieprawidłowościach.

Zespół spisowy

Przeprowadzając spis z natury, zespół spisowy powinien:

• ustalać ilość określonego składnika majątku przez dokładne przeliczenie przemierzenie lub przeważenie i bezpośrednio wpisywać na arkusze spisu z natury – bez stosowania jakichkolwiek zapisów pomocniczych (wyjątkiem mogą być tylko obliczenia, techniczne przy ustalaniu ilości za pomocą obliczeń, lecz wówczas kartki te należy objąć ewidencja druków ścisłego zarachowania),

• dopilnować, aby przez cały czas trwania spisu, równolegle z zespołem spisowym osoba materialnie odpowiedzialna dokonywała liczenia, mierzenia lub odczytywania wskazań wagi i aby do arkusza spisowego wprowadzone były dane ilościowe uzgodnione z tą osobą.

Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie (np. zgon), a najbliższe jej osoby, nie wyznaczyły innej osoby, wówczas zespół spisowy musi być co najmniej trzyosobowy. Przed przystąpieniem do spisu, zespół spisowy pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie .

Arkusze spisu z natury

Każdy arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

nazwę „arkusz spisu z natury”, nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki, numer kolejny arkusza uniemożliwiający jego podmianę, określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg. obmiaru), nazwę pola spisowego, godzinę i datę przeprowadzenia spisu na każdym arkuszu, numer kolejny strony arkusza, dotyczących poszczególnych grup – składników np. środków trwałych, materiałów, w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce…, imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza spisowego, numer kolejny pozycji spisowej, szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy), jednostkę miary, ilość stwierdzoną z natury ( po przeliczeniu, sprawdzeniu ).

Na stronie na której zakończono spis danej grupy składników umieszcza się klauzulę „Spis zakończono na poz… strona…”, podpisy osób materialnie odpowiedzialnych i zespołu spisowego na każdej stronie arkusza spisowego.

Obce składniki majątku winny być spisywane na oddzielnych arkuszach spisu z natury. Na oddzielnych arkuszach spisu z natury wykazuje się także uszkodzone lub zbędne składniki majątku. Odrębne arkusze spisu z natury sporządza się na każdą z osób materialnie odpowiedzialnych z wyszczególnieniem pomieszczeń, w którym znajdują się składniki majątku w ramach pola spisowego.

Arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego zarachowania stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości. Zapisy błędne wprowadzone na arkusze spisowe mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej – zgodnie z art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Poprawianie zapisu powinno zatem polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczby pozostały czytelne oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej a także osoby przejmującej ( w przypadku spisu zdawczo – odbiorczego). Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

Spis z natury może być poddany wyrywkowej kontroli przez osobę wyznaczoną przez kierownika jednostki. Z wyników tej kontroli można nie sporządzać oddzielnego protokołu, ale na dowód sprawdzenia na arkuszu spisowym przy sprawdzonej pozycji, kontrolujący oznacza swym podpisem i pieczątką imienną (jeśli taką posiada).

W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie (np. podczas wyceny przez pracownika księgowości), że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, zarządza się ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

Po zakończeniu spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna składa oświadczenie , a zespoły spisowe obowiązane są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej – pisemną informację – o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i jego zabezpieczenia przed zniszczeniem lub kradzieżą. Komisja spisowa rozlicza się z pobranych arkuszy spisowych.

Wycena składników majątku dokonywana będzie przez osobę prowadzącą księgi inwentarzowe, bądź przez osobę wyznaczoną przez kierownika jednostki przy współudziale komisji inwentaryzacyjnej bezpośrednio na arkuszach spisowych celem ustalenia łącznej wartości i porównanie ze stanem księgowym.

Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki, niedobory) dokonywane będzie na podstawie decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej -zaopiniowanej przez głównego księgowego .

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Niedobory z nadwyżkami mogą być kompensowane, jeżeli spełnione są równocześnie trzy warunki:

• dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej,

• dotyczą podobnych składników majątku, przyjmując za podstawę do zrównania -mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki z niższą ceną,

• zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

Nie wolno kompensować niedoborów z nadwyżkami w środkach trwałych.

W przypadku pominięcia (niezauważenia) przy spisie niektórych składników, kierownik jednostki może zezwolić na przeprowadzenie spisu dodatkowego, zachowując wszystkie wymogi przeprowadzania spisu z natury.

Dokumentację rozliczeniową stanowią:

• księgowe zestawienie niedoborów nie wynikających z arkusza spisu z natury, sporządzane z wyodrębnieniem pól spisowych, pomieszczeń oraz osób materialnie odpowiedzialnych w przypadku stwierdzenia niedoborów, które z przyczyn techniki i zasad spisu nie mogą być wykazane na arkuszach spisu z natury.

• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, sporządzone na podstawie prawidłowo wypełnionych arkuszy spisu z natury oraz księgowego zestawienia niedoborów nie wynikających z arkusza spisu z natury.

• protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,

• rozliczenie końcowe z przebiegu inwentaryzacji ,

Do rozliczenia z przebiegu inwentaryzacji mogą zostać dołączone zbiorcze zestawienia arkuszy spisów z natury.

Uproszczony spis z natury

Uproszczona inwentaryzacja jest stosowana:

• w środkach trwałych i majątku charakterze wyposażenia – polega na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych,

Potwierdzanie sald należności.

Metoda uzgadniania sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów między kontrahentami. Art. 26 ustawy o rachunkowości nakłada obowiązek przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:

• środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

• należności ,

• powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Inwentaryzacja – może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku. Nie przewiduje się tzw. „milczącego potwierdzenia salda”.

Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda określone w art.26 ust. l ,pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj.

– należności sporne i wątpliwe, należności z pracownikami, należności wobec kontrahentów (osoby fizyczne ) nie prowadzących żadnych ksiąg rachunkowych, należności z tyt. publicznoprawnych, oraz przypadki w których niemożliwe było (z przyczyn uzasadnionych) potwierdzenie salda.

Formy potwierdzania sald należności.

Uzgodnienie sald należności może się odbywać w różnych formach, a mianowicie :

• pisemnej -na drukach ogólnie dostępnych -W praktyce stosowane są gotowe druki w trzech egzemplarzach, przy czym dwa z nich ( A i B ) wysyłane są do dłużnika (kontrahenta), a ostatni zostaje w jednostce w aktach księgowości. Jeden z egzemplarzy powinien wrócić do jednostki -z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

• poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym -w praktyce jest to również dość często stosowana forma, tym bardziej, że wydruk zawiera wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo -z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

• poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną,

• saldo może być potwierdzone telefonicznie, tym, że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą:

-numer konta analitycznego,

-kwotę salda należności, z wyszczególnieniem pozycji składających się na to saldo,

-wskazanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej (u wierzyciela) do potwierdzania sald,

-podpis osoby potwierdzającej (upoważnionej do potwierdzania sald) z pieczątką imienną oraz pieczątką firmy.

Saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo” lub „Saldo niezgodne z powodu…. „.

Należy pamiętać, że potwierdzenie salda przez osobę upoważnioną można traktować jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia art. 123 K.C.

Obowiązek potwierdzania sald należności spoczywa na głównym księgowym. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnień sald z kontrahentami:

L p.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne
1.	Sporządzenie i wysłanie do kontrahenta zawiadomień o wysokości sald	główny księgowy
2.	Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności	główny księgowy
3.	Ustalenie zgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych	główny księgowy

Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kartotekach itp..

Stosowana jest wtedy, kiedy nie można przeprowadzić inwentaryzacji metodami wcześniej opisanymi lub kiedy nie ma obowiązku inwentaryzacji co roku, np. w stosunku do środków trwałych.

Tą metodą inwentaryzuje się:

• grunty, środki trwałe trudno dostępne oglądowi( rurociągi, kable..),

• należności sporne i wątpliwe,

• rozrachunki publiczno -prawne, rozrachunki z pracownikami,

• składniki finansowego majątku trwałego (udziały, akcje, papiery wartościowe ),

• wartości niematerialne i prawne,

• rozliczenia międzyokresowe,

• należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych),

• kapitały i fundusze, rezerwy i przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe nie wymienione wyżej składniki aktywów i pasywów ( w tym również wszystkich zobowiązań ).

• prawo wieczystego użytkowania gruntu.

W przypadku gdy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.

Z przeprowadzonych czynności weryfikacyjnych sporządzany jest protokół.

Obowiązek inwentaryzacji drogą weryfikacji sald pozostałych aktywów i pasywów obciąża pracowników z księgowości.

Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych

Do typowych dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji zaliczyć należy:

• zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, zawierający harmonogram inwentaryzacji,

• arkusze spisowe,

• księgowe zestawienie niedoborów nie wynikających z arkusza spisu z natury,

• oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych,

• sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury,

• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,

• protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji,

• potwierdzenia sald należności,

• protokół z przeprowadzonej weryfikacji .

Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat , w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat ( np. „Spis z natury środków trwałych – 2021 r.”).

Dokumentację z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne – ze wszystkich kolejnych lat należy archiwizować oddzielnie, ze szczególną starannością.

Barbara Pałka