Księgowa informuje: Księga inwentarzowa – lepsza elektroniczna

 

Ewidencja środków trwałych to inaczej księga inwentarzowa. Nie można jej mylić z ewidencją na kontach w programach księgowych, chociaż tego typu błędy się zdarzają. Ewidencja księgowa i księga inwentarzowa nie są tym samym, ale powinny stanowić swoje uzupełnienie. W księdze inwentarzowej są zarejestrowane wszystkie zdarzenia związane ze środkami trwałymi. Jest to dokument niezbędny przy wielu czynnościach np. inwentaryzacji, sporządzaniu informacji dodatkowej do bilansu w części dotyczącej szczegółowego zakresu zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych. Obowiązek prowadzenia księgi inwentarzowej dotyczy spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, a także osób fizycznych prowadzących działalność, które rozliczają się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Taką księgę prowadzi też Związek Zawodowy „Budowlani”.

Prowadzenie księgi inwentarzowej jest szczególne istotne, jeśli spółka posiada dużo środków trwałych. Jeżeli spółka podlega badaniu, to jednym z dokumentów, o które poprosi biegły, będzie właśnie księga inwentarzowa. Księgi inwentarzowe były (i wciąż często są) prowadzone w formie papierowej. To tanie, ale mało wygodne oraz po prostu stare rozwiązanie. Obecnie firmy stawiają na rozwiązania informatyczne. Taka księga pozwala w prosty sposób zweryfikować stan majątku przedsiębiorstwa. W programie można szybko znaleźć poszczególne informacje lub dokument. Księga inwentarzowa w formie programu komputerowego ma te same zapisy, co jej tradycyjny odpowiednik, oraz prowadzona jest w zgodzie ze wszystkimi przepisami prawa. Dobry program, dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy pozwoli oszczędzać czas oraz wyeliminuje ryzyko popełniania błędów. Podstawowymi funkcjami takiej księgi inwentarzowej, które pozwolą ułatwić codzienną pracę są :

1/Ewidencja kartotek – dotyczy to wszystkich wartości prawnych i niematerialnych, środków trwałych, a także wyposażenia.

2/Rodzaje amortyzacji – w elektronicznej księdze jest rozróżnienie na amortyzację liniową, jednorazową i degresywną.

3/Prowadzenie kartotek – chodzi tu o rejestrację wszystkich zmian dotyczących środków trwałych, wartości lub wyposażenia, automatyczne nadawanie numerów kolejno wprowadzanych pozycji. Oprócz tego można przypisać osobę odpowiedzialną za kartotekę, wyjątki od amortyzacji, czy przypisać daną kartotekę do kosztów.

4/Ewidencja dokumentów dotyczących obrotu środków trwałych i zmian ich parametrów – środki trwałe dochodzą do stanu majątku firmy, ale są też likwidowane. Ewidencja dokumentów będzie potwierdzeniem wszelkich operacji i pozwoli zachować porządek. Oprócz tego w systemie możliwe jest także automatyczne generowanie odpisów amortyzacyjnych.

5/Zestawy środków trwałych – dla lepszego uporządkowania poszczególne środki trwałe, czy wartości niematerialne i prawne można połączyć w grupy.

6/ Źródła finansowania – zakup środków trwałych może być różnie finansowany. Przykładowo jedne stanowią środki własne, inne pozyskano poprzez dotacje. W dobrym programie można przepisać źródło finansowania do konkretnego środka trwałego. Można również podzielić źródło finansowania, jeśli dany zakup wymaga wskazania kilku źródeł.

7/ Opcja terminarza – dzięki terminarzowi można wprowadzić planowanie na dany dzień czynności na środkach trwałych. Można zapisać w nim takie zadania jak konserwacje, czy przeglądy, co pozwoli na lepszą organizację pracy.

Ze względu na czytelność ewidencji, księgę inwentarzową wygodnie jest prowadzić w formie kart poszczególnych środków trwałych. Do księgi wpisuje się chronologicznie wszystkie środki trwałe przyjęte do użytkowania. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do użytkowania. Wprowadzonym środkom trwałym nadaje się numery inwentarzowe, które powinny być trwale umieszczone na każdym z nich. W przypadku sprzedaży czy likwidacji środka trwałego następuje jego wykreślenie z księgi inwentarzowej. Wykaz powinien być przechowywany na komputerowym nośniku danych, który zapewni trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla ksiąg rachunkowych.

Dodatkowo do księgi inwentarzowej można prowadzić tabelę amortyzacyjną, która będzie zawierała informację na temat zwiększenia i zmniejszenia wartości początkowej oraz szczegółowe informacje na temat umorzenia. W programie komputerowym Związku Zawodowego „Budowlani” gdzie znajduje się księga inwentarzowa możemy zarejestrować wszystkie zdarzenia związane ze środkami trwałymi. Dlatego też wersja papierowa odchodzi w niepamięć.

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz. U. Nr 76, poz. 694: ost. zm. Dz. U. Z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
• załącznik nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz. U. Nr 76, poz. 694; ost. zm. Dz. U. z 2006 r. Nr 208, poz.1540

Barbara Pałka