Księgowa informuje: wykorzystanie samochodu prywatnego w firmie a kilometrówka

Nadal na podstawie kilometrówki będą rozliczać się z firmą pracownicy, którzy użytkują do celów służbowych prywatny samochód. Pisaliśmy już na temat kilometrówki, czyli wykorzystania samochodu prywatnego do podróży służbowej. Żeby pracownik mógł pojechać prywatnym samochodem, muszą być spełnione dwa warunki : – pracownik musi wnioskować do pracodawcy o zgodę odbycia podróży samochodem prywatnym, – oraz jeżeli pracodawca wyraził taką zgodę.

Należy też zwrócić uwagę na takie szczegóły jak : – za zgodą pracodawcy pracownik może odbywać podróż samochodem osobowym, motocyklem, lub motorowerem. – jest niedopuszczalne, aby pracownik odbył podróż prywatnym samochodem innym niż osobowy, – pojęcie” samochód prywatny” to skrót myślowy nie tylko z powodu, że obejmuje samochody osobowe, motocykle i motorowery, lecz nade wszystko dlatego, iż pojazd de facto nie musi być własnością pracownika. Istotne jest to, że pojazd nie jest własnością ani nie jest zapewniany przez pracodawcę, lecz to pracownik organizuje taki przejazd – oczywiście pracownik ma mieć tytuł prawny ( własność, najem, użyczenie).

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na odbywanie przez pracownika podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy, wówczas powinien wypłacić zwrot kosztów używania takiego pojazdu. Kwota jest wyliczana w ten sposób, że pracodawca mnoży liczbę przejechanych kilometrów(wynikającą z kilometrówki) przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu. Obecne stawki są określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.(Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) i wynoszą : dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm sześc.-0,5214 zł; dla samochodów osobowych o pojemności silnika od 900 cm sześc.-0,8358 zł;

Wskazane stawki nie są obligatoryjne. Pracodawca może ustalić stawki w kwocie niższej lub wyższej niż określone w rozporządzeniu. Oczywiście winny one być zapisane w regulaminie wynagrodzenia, układzie zbiorowym lub umowie o pracę. Gdyby miały zastosowanie wyższe stawki, wówczas kosztem pracodawcy jest tylko kwota ustalona z uwzględnieniem stawek ministerialnych, a nadwyżka ponad tę kwotę nie może być kosztem uzyskania przychodu podatnika. Wypłacana kwota pracownikowi jest kosztem wówczas, gdy przebieg pojazdu udokumentowany jest w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracowników musi zawierać ; 1.nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu; 2.numer ewidencyjny pojazdu i pojemność silnika(od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1 km); 3.opis trasy (skąd – dokąd); 4.kolejny numer wpisu; 5.datę i cel wyjazdu; 6.liczbę faktycznie przejechanych kilometrów; 7.stawkę za 1 km przebiegu; 8.kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu; 9.podpis podatnika(pracodawcy) i jego dane.

Brak ewidencji pozbawia pracodawcę prawa zaliczania do kosztów podatkowych kwoty wypłaconej tytułem zwrotu kosztów używania takiego samochodu w czasie jazd zamiejscowych.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministerstwa Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.(Dz.U. Z 2002 r. nr 27, poz.271 ze zm.).

Pobierz: Ewidencja-przebiegu-pojazdu 2019 r. wzór

Pałka Barbara