Księgowa informuje: Wykorzystanie samochodu prywatnego w firmie

Pisaliśmy już na temat kilometrówki, czyli wykorzystania samochodu prywatnego do podróży służbowej. Zadamy pytanie, kiedy pracownik może jechać samochodem prywatnym w podróż służbową?. Żeby pracownik mógł pojechać prywatnym samochodem, muszą być spełnione dwa warunki :
– pracownik musi wnioskować do pracodawcy o zgodę odbycia podróży samochodem prywatnym,
– oraz – jeżeli pracodawca wyraził taką zgodę.

Należy też zwrócić uwagę na takie szczegóły jak :
– za zgodą pracodawcy pracownik może odbywać podróż samochodem osobowym, motocyklem, lub motorowerem.
– jest niedopuszczalne, aby pracownik odbył podróż prywatnym samochodem innym niż osobowy,
– pojęcie” samochód prywatny” to skrót myślowy nie tylko z tego powodu, że obejmuje samochody osobowe, motocykle i motorowery, lecz nade wszystko dlatego, iż pojazd de facto nie musi być własnością pracownika. Istotne jest to, że pojazd nie jest własnością ani nie jest zapewniany przez pracodawcę, lecz to pracownik organizuje taki przejazd – oczywiście pracownik ma mieć tytuł prawny (własność, najem, użyczenie). Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na odbywanie przez pracownika podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy, wówczas powinien wypłacić zwrot kosztów używania takiego pojazdu. Stawka za 1 km przebiegu wynosi odpowiednio:
dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm sześc.-0,5214 zł; dla samochodów osobowych o pojemności od 900 cm sześc.-0,8358 zł dla motocykli – 0,2302 zł;
dla motorowerów – 0,1382 zł

Wskazane stawki nie są obligatoryjne. Pracodawca może ustalić stawki w kwocie niższej lub wyższej niż określone w rozporządzeniu. Oczywiście winny one być zapisane w regulaminie wynagrodzenia, układzie zbiorowym lub umowie o pracę. Gdyby miały zastosowanie wyższe stawki , wówczas kosztem pracodawcy jest tylko kwota ustalona z uwzględnieniem stawek „ministerialnych”, a nadwyżka ponad tę kwotę nie może być kosztem uzyskania przychodu podatnika.

Wypłacana pracownikowi kwota jest kosztem wówczas, gdy przebieg pojazdu udokumentowany jest w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Brak ewidencji pozbawia pracodawcę prawa zaliczania do kosztów podatkowych kwoty wypłaconej tytułem zwrotu kosztów używania takiego samochodu w czasie jazd zamiejscowych.

Do kosztów uzyskania przychodów nie może pracodawca zaliczyć opłaty za parkowanie, przejazdy autostradami płatnymi, naprawy samochodu pracownika dokonywane w czasie podróży służbowej . Ma to swoje zalety, bo wystarczy sama ewidencja i dowód wypłaty, pracodawca nie musi gromadzić faktur ani innych dowodów zakupu (np.paliwa). W ewidencji (zgodnie z art.23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym) powinny się znaleźć takie informacje jak; 1/ nazwisko, imię adres zamieszkania osoby używającej pojazd, 2/ numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
3/ kolejny numer wpisu,
4/ data i cel wyjazdu,
5/ opis trasy (skąd, dokąd),
6/ liczba faktycznie przejechanych kilometrów,
7/ stawka za 1 km przebiegu,
8/ kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 lm przebiegu,
9/ podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministerstwa Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.(Dz.U. Z 2002 r. nr 27, poz.271 ze zm.).

Barbara Pałka