Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP wobec osób pracujących zdalnie

Bez wątpienia okres pandemii sprawił, że praca zdalna przestała być czymś wyjątkowym, przestała być rozwiązaniem stosowanym przez przedsiębiorców jedynie doraźnie. Wiele firm w celu uniknięcia zagrożeń związanych z COVID-19. zdecydowało się na zmianę organizacji pracy właśnie w tym kierunku. Trzeba mieć jednak na uwadze, iż praca w omawianym trybie niesie dla pracodawcy określone obowiązki, również w zakresie BHP.

Art. 207 Kodeksu Pracy

§ 1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy, o których mowa w art. 237¹¹ § 2 KP.

§ 2. Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany:

1. organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy;

2. zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń;

3. reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy;

4. zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy;

5. uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych;

6. zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy;

7. zapewniać wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy.

Praca zdalna nie ma jeszcze swojej definicji w Kodeksie pracy. Praca zdalna została wprowadzona do polskiego prawa na mocy ustawy z 2.03. 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095). Regulacja ta ma jednak charakter wyjątkowy, została bowiem przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i może być stosowana tylko przez określony czas i tylko na polecenie pracodawcy.

Artykuł 3 ust.1 wspomnianej ustawy wskazuje, iż:

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Tarcza 4.0 wprowadziła także zapisy dotyczące pracy zdalnej:

• praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, lecz nie jest to konieczne;

• narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca;

• przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;

• na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania;

• pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca dysponuje więc uprawnieniem do polecenia pracownikowi wykonywanie pracy w trybie zdalnym, a pracownik co do zasady nie może odmówić świadczenia pracy w formie zdalnej. W tym kontekście warto również przytoczyć
art. 108 ust. 1 KP

Art. 108 Kodeksu Pracy

§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

1) karę upomnienia;

2) karę nagany.

Od pewnego czasu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej trwają prace nad przygotowaniem projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która to nowelizacja przewiduje wprowadzenie do Kodeksu Pracy szeregu regulacji dotyczących pracy zdalnej (projekt zakłada uregulowanie również kwestii dot. BHP w czasie świadczenia pracy w formie zdalnej).

Definicja pracy zdalnej znajdzie się w art. 67¹⁸ KP. Będzie nią praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika,
w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. A uzgodnienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będą mogły nastąpić albo przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku uzgodnienia będą mogły być dokonane zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika.

Projekt przewiduje możliwość wykonywana pracy zdalnej na polecenie pracodawcy. Polecenie będzie mogło zostać wydane:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Warunkiem wykonywania pracy w formie zdalnej na polecenie pracodawcy będzie złożenie przez pracownika, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenia, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie miał możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenie wykonywania pracy zdalnej, za co najmniej jednodniowym uprzedzeniem. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej, pracownik będzie zobowiązany informować o tym niezwłocznie pracodawcę. Wtedy pracodawca niezwłocznie będzie cofał polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Będzie on nadal ponosił odpowiedzialność za zapewnienie pracownikowi odpowiednich warunków pracy, ale ze względu na szczególny charakter pracy zdalnej – z określonym modyfikacjami.

Zgodnie z Projektem pracodawca będzie zwolniony m. in. z:

• współpracy pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców (art. 208 § 1 KP);

• wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach (art. 209¹ KP);

• obowiązków dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem (art. 212 pkt 1 i 4 KP);

• obowiązków dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych (art. 232 KP);

• obowiązków dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej (art. 233 KP).

Ponieważ nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie pracy zdalnej, Projekt przewiduje określone wyłączenia rodzajów prac z możliwości ich zdalnego wykonywania, mowa tu o:

• pracach szczególnie niebezpiecznych;

• pracach, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

• pracach z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych;

• pracach związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

W takiej sytuacji pracodawca i pracownik ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę formie zdalnej w trakcie zatrudnienia, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Przepisy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewidują, że w stanie zagrożenia epidemicznego albo w stanie epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przedmiotowe przepisy przedłużają również ważność szkoleń okresowych, których termin przeprowadzenia przypada na czas trwania stanu epidemii umożliwiając zorganizowanie ich w późniejszym terminie.

Art. 12e

1. W okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:

1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;

2) pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;

3) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2;

4) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

2. W przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:

1) okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub

2) w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii

– termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii

Zatem nawet kiedy praca wykonywana jest w formie zdalnej, pracodawca musi przestrzegać przepisów regulujących tematykę szkoleń BHP, co za tym idzie nie można dopuścić pracownika do pracy bez ważnego przeszkolenia. Możliwe jest jednak szkolenie BHP na odległość, czyli przeprowadzone za pomocą środków teleinformatycznych. Nie jest to jednak możliwe w każdym przypadku. Szkolenie BHP w pracy zdalnej jest obowiązkowe dla wszystkich. Przechodząc do badań lekarskich zaznaczyć należy, iż niezależnie od formy pracy podobnie jak w przypadku szkoleń BHP są one obowiązkowe.

Przepisy Tarczy wprowadziły jednak spore udogodnienie w tej kwestii. W przypadku braku dostępności do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego, badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii. Lekarz ten może przeprowadzić badanie i wydać orzeczenie lekarskie w trybie określonym w art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty. (tzn. za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności).

Ponadto zgodnie z art. 12a Zawieszenie wykonywania niektórych obowiązków w zakresie badań okresowych pracowników, kierowców wykonujących przewóz drogowy oraz maszynistów w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii

• wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby zatrudnione na stanowisko administracyjno-biurowe, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy (gdzie czynniki szkodliwe oraz warunki pracy są takie same);

• zawieszenie wykonywania badań okresowych na stanowiskach innych niż biurowe;

• wydłużenie okresu z 30 na 180 dni po zakończeniu stanu epidemii, w których należy wykonać niezrealizowane badania okresowe.

Po odwołaniu stanu epidemii pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie wykonać zawieszone obowiązki – mają na to 180 dni.

Nowelizacje przepisów, które miały miejsce w dobie pandemii wprowadziły kilka ważnych zasad. Przede wszystkim, podczas pracy zdalnej pełna odpowiedzialność za wydzielenie miejsca pracy oraz jego przygotowanie spoczywa na pracowniku, po stronie którego leży obowiązek zapewnienia sobie odpowiednich warunków pracy. Warto przy tym zaznaczyć pracownik odpowiada za zabezpieczenie komputera, wliczając dokumentację i pliki, jakie powstały w ramach świadczonej usługi pracy.

Mając na uwadze wątpliwości jakie w kontekście BHP może nieść za sobą praca zdalna celowe jest uregulowanie przez pracodawcę zasad BHP w regulaminie lub odrębnym dokumencie. Najważniejsze kwestie, na jakie należy zwrócić uwagę to:

• ergonomia miejsca pracy np. prawidłowe ustawienie monitora, biurka, krzesła etc.;

• zachowanie drożności ciągów komunikacyjnych – kable, dywany i wykładziny nie powinny odstawać od podłoża, tak aby nie przeszkadzać w poruszaniu się po miejscu pracy;

• oddzielenie miejsca spożywania posiłków od miejsca pracy;

• regularność przerw po każdej godzinie przepracowanej przed komputerem;

• określenie miejsca gdzie może być świadczona praca zdalna – czy tylko w miejscu zamieszkania pracownika, czy też bez takich ograniczeń;

• określenie wymiaru pracy zdalnej – czy będzie to model hybrydowy, czy też w pełni online;

• określenie narzędzi jakimi pracownik będzie wykonywał pracę, m. in. czy będzie używał komputera służbowego, czy też prywatnego;

• określenie sposobu, w jaki pracownik ma prowadzić ewidencję czasu pracy.

Warto też pamiętać, że na pracodawcy spoczywa ma szereg obowiązków płynących z pracy w formie zdalnej. Podobnie jak w przypadku pracy w biurze pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy:

• sporządzić/zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego

• opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,

• opracować zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej uwzględniające w szczególności:

– wpływ pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy;

– czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej;

– zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Przepisy dot. bezpieczeństwa i higieny pracy regulują też prawo do przerwy.

Art. 133 Kodeksu pracy [Minimalny tygodniowy odpoczynek od pracy]

§ 1. Pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

§ 2. W przypadkach określonych w art. 132 § 2 oraz w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny.

§ 3. Odpoczynek, o którym mowa w § 1 i 2, powinien przypadać w niedzielę. Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

§ 4. W przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek, o którym mowa w § 1 i 2, może przypadać w innym dniu niż niedziela.

Co za tym idzie dobowy czas pracy pracownika wraz z godzinami nadliczbowymi nie może przekroczyć 13 godzin. W zależności od przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy pracownik będzie mógł przepracować do 5 godzin nadliczbowych.

Odpoczynek dobowy może zostać przerwany w dwóch przypadkach:

• w przypadku pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii (art. 132 § 2 Kodeksu pracy).

Wówczas pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku, w okresie rozliczeniowym (art. 132 § 3 Kodeksu pracy).

Dobrą praktyką jest również prowadzenie działań edukacyjnych mające na celu uświadomienie pracownikom, znaczącej roli przestrzegania zasad BHP w szczególności mając na uwadze ryzyko wystąpienia wypadku przy pracy.

Opracował:

Cezary Izdebski