Podwyżki diet i ryczałtów z tytułu podróży służbowych

W połowie maja 2022 r. pojawiały się pierwsze informacje o przygotowanym przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej projekcie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nowelizacja przewidywała spory, ponieważ 26 % wzrost stawek diet i delegacji w krajowej podróży służbowej.

Po dwóch miesiącach oczekiwania na publikację – dnia 28 lipca 2022 r. weszła w życie zmiana rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Tym samym niezmieniane od 2013 roku stawki diet zostały podwyższone, a wraz z nimi wzrosły również kwoty ryczałtu za nocleg, pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej oraz limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu.

Nowe przepisy wprost dotyczą pracowników sfery budżetowej, określając jednak równolegle minimalny poziom diet dla wszystkich innych pracowników. Również zwolnienia podatkowe związane z dietami pracowniczymi i innymi należnościami za czas podróży służbowej obejmują wszystkich pracowników, nie tylko sfery budżetowej. Wskutek podwyższenia stawki diety zwiększą się koszty podatkowe przedsiębiorców z tytułu podróży służbowych.

Omawiane rozporządzenie, wydane na podstawie art. 77⁵ Kodeksu pracy określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie to określa w szczególności wysokość diet przeznaczonych „na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia” w podróży służbowej, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków poniesionych przez pracownika
w delegacji.

Art. 77⁵ Kodeksu pracy
§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Jak zostało to już nadmienione, przepisy rozporządzenia dotyczą zwrotu należności za delegacje nie tylko pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale także żołnierzy, funkcjonariuszy oraz pracowników zatrudnionych u innych pracodawców. Prywatni przedsiębiorcy mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę (77⁵ § 3 KP). Obowiązujące u danego pracodawcy regulacje nie mogą jednak przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (aktualnie 38 zł za dobę podróży służbowej).

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługuje zwrot należności z tytułu kosztów podróży służbowej na mocy przepisów rozporządzenia – zgodnie z art. 77⁵ § 5 KP.

Od 28 lipca 2022 roku stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, wynosi 38 zl (dotychczas 30 zł) – wzrost o ponad 26 %. Oczywiście wzrost diety oznaczał również podwyżkę innych należności obliczanych na bazie stawki diety.
I tak ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej z obecnych 6 zł wzrósł do 7,60 zł, a ryczałt za nocleg, który stanowi 150 proc. diety – został podwyższony z 45 zł do 57 zł.

Zwrot kosztów noclegu odbywa się na podstawie odpowiedniego rachunku, nie może jednak przekroczyć za jedną dobę hotelową dwudziestokrotności stawki diet czyli – 760 zł (dotychczas było to 600 zł). Zmiany obrazuje poniższa tabela.

Pełna Dieta	Ryczałt za dojazd	Ryczałt za nocleg	Obowiązywanie od
30 zł	6 zł	45 zł	01.03.2013 r.
38 zł	7,6 zł	57 zł	28.07.2022

Aby wyliczyć wysokość diety krajowej, należy postępować według konkretnych zasad w zależności od czasu podróży, i tak odbywając podróż służbową, która trwa mniej niż pełną dobę, pracownikowi:

• poniżej 8 h dieta nie przysługuje,

• od 8 do 12h jego dieta wynosi 50 % diety pełnej,

• 12 h i więcej – przysługuje mu pełna dieta.

Odbywając podróż służbową, która trwała więcej niż jedną dobę, pracownikowi:

• przysługuje pełna dieta za każdy dzień przebywania na wyjeździe służbowym,

• przysługuje 50 % diety za niepełny dzień, na którym pracownik przebywał nie dłużej niż 8 h,

• przysługuje 100 % diety za niepełny dzień przebywania na podróży służbowym, jeżeli trwał dłużej niż 8 h.

W ostatnim czasie na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się kolejny projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przyczyną drugiej, w tak krótkim czasie zmiany przedmiotowych przepisów jest aktualna sytuacja gospodarcza oraz prognozowana na 2023 r. inflacja.

Nowelizacja przewiduje dalsze zwiększenie wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju: od 1 stycznia 2023 r. o 7 zł, tj. do 45 zł (obecnie 38 zł).

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej ma wynosić 9 zł (obecnie 7,60 zł), a ryczałt za nocleg 67,50 zł (obecnie 57 zł). Natomiast zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. do 900 zł (obecnie 760 zł).

Opracował Cezary Izdebski