Poradnik pracownika w obliczu pandemii i wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii – zagadnienia wybrane

Na początku marca 2020 r. weszła w życie Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374, dalej: Ustawa).

Ustawa ta, wprowadza m.in procedury w zakresie zasad i trybu zapobiegania oraz zwalczania zakażenia koronawirusem i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi jak również odnosi się  do sytuacji pracowników i pracodawców w przypadku wystąpienia czy też możliwości wystąpienia koronawirusa.

Zgodnie z art. 3 Ustawy, w celu przeciwdziałania zakażeniu wirusem pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Polecenie takie może być wydane na czas oznaczony. Co jednak ważne przedmiotowe zapisy nie określają zasad i warunków wykonywania pracy w takim trybie (jedynie telepraca unormowana jest w Kodeksie Pracy), tak więc to do pracodawcy należy każdorazowe, indywidualne rozstrzyganie każdego przypadku i dobór odpowiednich narzędzi (zarówno od strony organizacyjnej i prawnej), które powinny zapewnić zgodność wykonywania pracy zdalnej z przepisami prawa pracy.

Odrębną kwestią jest to, że nie każdy rodzaj pracy kwalifikuje się do trybu zdalnego. Wykonywanie pracy poza biurem możliwe jest między innymi w zawodach takich jak np. księgowy, tłumacz, grafik, programista. W wielu branżach wymagających osobistej obecności w miejscu pracy ustawa nie będzie mieć zastosowania. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że kasjer, pracownik firmy kurierskiej wykonuje pracę zdalnie, pomimo że osoby te w wysokim stopniu mogą być zagrożone podczas świadczenia pracy.

Na podstawie art. 4 Ustawy, w przypadku zamknięcia z powodu koronawirusa żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko, ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 8, przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni. Co ważne zasiłek ten nie jest wliczany do „puli” podstawowego zasiłku opiekuńczego.

Aby go otrzymać, wystarczy złożyć pracodawcy oświadczenie, którego wzór publikuje na swojej stronie internetowej ZUS (standardowy druk Z-15 nie ma tutaj zastosowania).

W celu zapobiegania szerzeniu się zakażeń koronawirusem, państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny może zastosować wobec osób chorych albo osób podejrzanych o zachorowanie obowiązkową hospitalizację. Ponadto wobec osób zdrowych, które miały styczność z osobami chorymi, przez okres nie dłuższy niż 21 dni, licząc od ostatniego dnia styczności z osobami chorymi, będzie można zastosować obowiązkową kwarantannę lub nadzór epidemiologiczny, jeżeli tak postanowią organy inspekcji sanitarnej.

Za czas kwarantanny ubezpieczonemu będzie przysługiwało wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Wynika to bezpośrednio z przepisów o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albowiem traktują one równoważnie „zwykłą” niezdolność do pracy z powodu choroby z niemożnością wykonywania pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

W kontekście interpretacji przepisów prawa pracy (obowiązków pracodawcy i pracownika) w sytuacji zagrożenia pandemią koronawirusa wypowiedział się również Okręgowy Inspektorat Pracy w Rzeszowie.

„Sytuacja nie jest prosta, bo co prawda w przepisach kodeksu pracy są zapisy, że pracownik ma możliwość powstrzymać się od pracy, która zagraża jego zdrowiu i życiu z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, ale pewnie w sytuacji gdyby pracodawca nie chciał wypłacić wynagrodzenia, rozstrzygnąć musiałby to sąd pracy. A to dlatego, że z drugiej strony przepisy mówią wprost, że wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną” – przyznaje Aneta Gronowicz, z-ca Okręgowego Inspektora Pracy ds. Prawno-Organizacyjnych.

„To zdrowy rozsądek nakazuje, żeby ograniczać pracę w skupiskach ludzi do maksimum, a jeżeli się nie da, zabezpieczyć pracownika w każdy możliwy sposób. Mamy sytuację nadzwyczajną i pracodawcy nie powinni być zdziwieni decyzjami pracowników, którzy odmawiają świadczenia pracy”.

I zaznacza, że jeżeli pracownik zadecyduje o powstrzymaniu się od pracy w skupisku ludzi w obawie o swoje zdrowie, nie powinny grozić mu za to konsekwencje dyscyplinarne (np. zwolnienie).

„Jeżeli jednocześnie w tej sytuacji pojawiłby się kłopot z otrzymaniem wynagrodzenia i dostaniemy od pracownika taką skargę, będziemy się zastanawiać nad interpretacją prawną, w ostateczności jest sąd pracy” – dodaje Aneta Gronowicz. „Obecne przepisy nie są przygotowane na tak wyjątkową sytuację, jaką mamy teraz, specustawa też nie daje odpowiedzi na wiele pytań” – zaznacza.

Warto również zaznaczyć, jak wskazują eksperci, że w zakresie środków ochronnych, w tym rękawiczek lub płynów do dezynfekcji pracodawca ma obowiązek zabezpieczenia pracownika pod względem sanitarnym (m.in. art. 237 ^6,7,8,9 KP). Lekceważenie tego obowiązku grozi popełnieniem wykroczenia, za które karę nałożyć może na pracodawcę inspektor sanitarny.

W kontekście przedmiotowej problematyki głos zabrało również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, poniżej szereg najczęstszych pytań i odpowiedzi.

Jak dzisiaj należy organizować pracę

W dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca zobowiązany jest, w miarę możliwości, zapewnić, by wirus COVD-19 nie rozprzestrzeniał się w miejscu pracy. Oznacza to przede wszystkim taką organizację pracy, która ograniczy osobiste kontakty pomiędzy pracownikami, np. rezygnacja ze spotkań czy komunikowanie się za pośrednictwem środków zdalnej komunikacji. Tam, gdzie jest to możliwe, należy polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej.

Czy w związku z zagrożeniem wirusowym pracodawca odpowiada za zapewnienie pracownikom środków dezynfekcyjnych ?

Ważne jest zarówno zapewnienie pracownikom środków służących do dezynfekcji rąk, jak i zwrócenie szczególnej uwagi na zagadnienia higieny, czyli czystości stanowisk pracy oraz miejsc, w których pracownicy często przebywają, np. jadalnie czy sanitariaty.

Szczególnie narażeni mogą być pracownicy wykonujący pracę w bezpośrednim kontakcie z klientem. Pracowników takich należy odpowiednio poinformować o zagrożeniach oraz wyposażyć w środki ochrony indywidualnej, o ile z przeprowadzonej przez pracodawcę  oceny ryzyka wynika, że są one niezbędne na danym stanowisku pracy.

Czy obowiązek informowania pracowników o ryzyku zawodowym obejmuje zagrożenie  wirusem COVID-19 ?

Pracodawca informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Szczególnie istotne jest więc zagadnienie przepływu informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami w celu udzielania im bieżących wskazówek dotyczących zachowania się w miejscu pracy w zmienionych okolicznościach spowodowanych zagrożeniem wirusem COVID-19.

Czy do obowiązków pracodawcy należy przygotowanie instrukcji dotyczących wykonywania pracy w sytuacji zagrożenia koronawirusem ?

Rekomenduje się, aby pracodawca przygotował odpowiednie instrukcje – wytyczne, zalecenia – skierowane do pracowników wskazujące im, jak pracować w sytuacji zagrożenia wirusem COVID-19 (dotyczące między innymi kontaktów z pracownikami, klientami czy higieny osobistej).

Czy można mierzyć pracownikom temperaturę ciała ? 

Pracodawca powinien uzyskać zgodę zainteresowanego pracownika na dokonanie pomiaru temperatury ciała. Pracownik ma natomiast obowiązek współdziałać z pracodawcą w realizacji zadań związanych z ochroną życia i zdrowia pracowników.

Podjęcie przez pracodawcę takiego profilaktycznego działania może mieć znaczenie dla przeciwdziałania COVID-19. Nie jest jednak ustalona przepisami prawa wysokość temperatury pozwalająca na stwierdzenie, że pracownik jest chory albo zarażony wirusem COVID-19.

Czy nadzwyczajne okoliczności związane z zagrożeniem wirusem COVID-19 zwalniają pracowników z obowiązku przestrzegania opracowanych przez pracodawcę wytycznych, instrukcji i poleceń związanych z przeciwdziałaniem zagrożeniu tym wirusem?

Pracownik w sytuacji zagrożenia wirusem COVID-19 zobowiązany jest wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek pracodawcy i przełożonych. Dodatkowo pracownik jest zobowiązany współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praca zdalna, urlopy, wynagrodzenia – najczęściej zadawane pytania. Czy pracodawca może obecnie nakazać swoim pracownikom pracę zdalną ?

Tak, w celu przeciwdziałania rozprzestrzeniania się koronawirusa pracodawca może nakazać swoim pracownikom pracę zdalną. Wynika to z zapisów tzw. specustawy, czyli specjalnej ustawy dotyczącej szczególnych rozwiązań w walce z epidemią koronawirusa.

Praca zdalna to nie to samo co telepraca ?

Praca zdalna jest pojęciem szerszym niż telepraca. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy – w rozumieniu specustawy – w celu przeciwdziałania COVID-19.

Jaka jest więc różnica między pracą zdalną a telepracą ? 

Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc pracownik, który wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Może to być np. praca wykonywana na komputerze i przesyłana pracodawcy pocztą elektroniczną.

Praca zdalna może natomiast polegać także na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu).  Przykładowo pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinię odręcznie itp., a następnie przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy w sposób uzgodniony z pracodawcą.

Czy pracownik może wnioskować o pracę zdalną ?

Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście wnioskować, ale jego wniosek nie wiąże w żaden sposób pracodawcy.

Czy w przypadku zlecenia pracy zdalnej wynagrodzenie ulegnie zmianie ?

Nie, wynagrodzenie pracownika nie ulegnie zmianie. Praca zdalna to po prostu zmiana miejsca wykonywania pracy.

W jakiej formie pracodawca ma powierzyć pracownikowi pracę zdalną – czy konieczne jest zlecenie na piśmie ?

Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej – oznacza to, że polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron, czyli zarówno pracodawcy, jak i pracownika, byłoby jednak potwierdzenie takiego faktu np. w piśmie skierowanym do pracownika czy służbowym e-mailu.

Jak dokumentuje się pracę zdalną ?

Jest to kwestia uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Polecenie pracy zdalnej nie musi być wydane na piśmie, ale jak każde inne polecenie służbowe – może być wydane ustnie, mailem czy sms-em. Pracodawca może potwierdzić to polecenie na piśmie.

Na jak długi okres może być zlecona praca zdalna? Czy ten czas może ulec zmianie ?

Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy – może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.

Co ważne, art. 3 ustawy traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może być dłuższy. Możliwe jest jednak zarówno skrócenie, jak i wydłużenie pierwotnie określonego okresu.

Czy  pracownik może zakwestionować polecenie dotyczące pracy zdalnej ? 

Obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 KP). Dotyczy to także polecenia pracy zdalnej.

Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 1 KP).

Czy praca zdalna może być powierzona niezależnie od warunków mieszkaniowych, rodzinnych? Co w sytuacji, gdy w miejscu zamieszkania w ocenie pracownika praca nie może być świadczona ze względu na warunki i stosunki panujące w domu ? 

Przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Czy polecenie dotyczące pracy zdalnej musi zawierać uzasadnienie ? 

Ustawa nie przewiduje takiego obowiązku, określa natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Polecając pracownikowi pracę zdalną, pracodawca powinien więc działać w takim celu.

Czy są konkretne okoliczności (np. zachorowania w okolicy, regionie gdzie ma siedzibę pracodawca) upoważniające pracodawcę do stosowania pracy zdalnej ? Czy wystarczy jego przeświadczenie i doświadczenie życiowe ?

Zgodnie z ustawą „przeciwdziałanie COVID-19” to wszystkie czynności służące zapobieganiu rozprzestrzeniania się wirusa, profilaktyce czy zwalczaniu skutków choroby. To oznacza, że przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.

Czy pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu niż dom pracownika ? 

Tak, z ustawy wynika, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania, a więc również w miejscu innym niż dom pracownika.

Czy w okresie zagrożenia koronawirusem pracodawca może wysłać pracowników na zaległe urlopy wypoczynkowe ?

W przypadku zaległego urlopu wypoczynkowego, który nie został wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego, pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop – nawet bez jego zgody – np. w okresie zagrożenia koronawirusem. Stanowisko to jest prezentowane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Co w sytuacji, gdy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy (lub jego część)? Czy pracownik ma wtedy prawo do wynagrodzenia ?

W takiej sytuacji lub gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi pracy zdalnej, pracownikowi za czas nie wykonywania pracy – jeśli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy – przysługuje wynagrodzenie:

• wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej, np. 20 zł za godzinę lub w stałej stawce miesięcznej, np. 4 tys. zł miesięcznie – ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te stawki wynagrodzenia);
• jeżeli wspomniany składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60 proc. wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, czyli wynagrodzenie określone jako stawka za ilość wytworzonych produktów bądź określony procent przychodu/dochodu/zysku;

W każdym innym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę.

 

W dniu 20 marca br. Minister Zdrowia ogłosił na terenie Polski stan epidemii. Zgodnie z ustawą o chorobach zakaźnych, stan epidemii może wiązać się z następującymi obowiązkami:

• czasowe ograniczenie określonego sposobu przemieszczania się;
• czasowe ograniczenie lub zakaz obrotu i używania określonych przedmiotów lub produktów spożywczych;
• czasowe ograniczenie funkcjonowania określonych instytucji lub zakładów pracy;
• zakaz organizowania widowisk i innych zgromadzeń ludności;
• obowiązek wykonania określonych zabiegów sanitarnych, jeżeli wykonanie ich wiąże się z funkcjonowaniem określonych obiektów produkcyjnych, usługowych, handlowych lub innych obiektów;
• nakaz udostępnienia nieruchomości, lokali, terenów i dostarczenia środków transportu do działań przeciwepidemicznych przewidzianych planami przeciwepidemicznymi;
• obowiązek przeprowadzenia szczepień ochronnych, o których mowa w ust. 3, oraz grupy osób podlegające tym szczepieniom, rodzaj przeprowadzanych szczepień ochronnych – uwzględniając drogi szerzenia się zakażeń i chorób zakaźnych oraz sytuację epidemiczną na obszarze, na którym ogłoszono stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii;
• czasowe ograniczenie określonych zakresów działalności przedsiębiorców;
• czasową reglamentację zaopatrzenia w określonego rodzaju artykuły;
• obowiązek poddania się badaniom lekarskim oraz stosowaniu innych środków profilaktycznych i zabiegów przez osoby chore i podejrzane o zachorowanie;
• obowiązek poddania się kwarantannie;
• wskazanie miejsca kwarantanny;
• zakaz opuszczania miejsca kwarantanny;
• czasowe ograniczenie korzystania z lokali lub terenów oraz obowiązek ich zabezpieczenia.

Poszczególne ograniczenia mogą być wprowadzone rozporządzeniem w zależności od sytuacji stanu zagrożenia.

Na obszarze, na którym ogłoszono stan epidemii nie stosuje się przepisów o zamówieniach publicznych w przypadku zamówień na usługi, dostawy lub roboty budowlane prowadzone w związku z zapobieganiem epidemii.

Gdy uzupełnienie zapasów nie jest możliwe w terminie pozwalającym na skuteczne przeciwdziałanie epidemii, minister zdrowia może zarządzić przejęcie danych produktów czy sprzętu na rzecz Skarbu Państwa.

Po wprowadzeniu stanu epidemii pracownicy podmiotów leczniczych i osoby wykonujące zawody medyczne mogą być skierowani do pracy przy zwalczaniu epidemii. Obowiązkowi takiemu – jeśli niesie on ryzyko zakażenia – nie podlegają osoby do 18. roku życia lub powyżej 60 lat,  kobiety w ciąży lub osoby wychowujące dzieci w wieku do 18 lat, w tym osoby wychowujące dzieci samotnie oraz osoby, u których orzeczono częściową lub całkowitą niezdolność do pracy, a także inwalidzi i osoby z orzeczonymi chorobami przewlekłymi.

Decyzja o skierowaniu do pracy przy zwalczaniu epidemii stwarza obowiązek pracy do 3 miesięcy. Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu bezpłatnego na czas określony w decyzji osobie skierowanej do pracy przy zwalczaniu epidemii. Osobie skierowanej do takiej pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze nie niższe niż 150 proc. przeciętnego wynagrodzenia  zasadniczego przewidzianego na danym stanowisku pracy w zakładzie wskazanym w decyzji. Wynagrodzenie nie może być niższe niż to, które skierowany do pracy przy zwalczaniu epidemii otrzymał w miesiącu poprzedzającym miesiąc skierowania do pracy. Osobie skierowanej do pracy przysługuje zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia, chyba że zostały one zapewnione przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy.

Przez czas trwania pracy przy zwalczaniu epidemii dotychczasowy pracodawca nie może rozwiązać stosunku pracy. Nie może również dokonać wypowiedzenia umowy o pracę, chyba że istnieje podstawa do jej rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika, albo w przypadku zmiany lub uchylenia decyzji.

 

Agencja hostess Alternativa, hostessy Warszawa, Kraków, Poznań, Łódź, Kielce www.alternativamodels.pl