Praca zdalna w dobie pandemii – na co zwrócić uwagę? cz. 1/2

I. Wprowadzenie

Trwająca od blisko roku pandemia COVID-19 spowodowała istotne zmiany w sposobie organizacji pracy licznych firm. Wielu pracodawców i przedsiębiorców mając na uwadze kwestie bezpieczeństwa zdecydowało się przejść na tryb pracy zdalnej. Miesiące pracy w trybie home office spowodowały, iż praca zdalna zyskała wielu zwolenników – tak wśród pracodawców, jak i samych pracowników. Zdaniem części ekspertów home office może stać się w przyszłości podstawową formą świadczenia pracy biurowej.

Po ogłoszeniu stanu pandemii, ustawodawca, w ramach tzw. tarcz antykryzysowych (tj. w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych Dz. U.2020.374 z późn. zm.) wprowadził kwestie związaną z wykonywaniem przez pracowników pracy w sposób zdalny i tak:

Art. 3. [Polecenie wykonywania pracy zdalnej]

1. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do funkcjonariuszy służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.

3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.

8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Warto zwrócić uwagę na ust. 3 przedmiotowego artykułu, który formułuje niejako przesłanki i ramy dla polecenia wykonywania pracy zdalnej, zastrzegając jednocześnie (ust. 4), iż to po stronie pracodawcy leży obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Pracodawca może ponadto polecić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prowadzenie ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania (ust. 6). Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być w każdym czasie cofnięte przez pracodawcę (ust. 8).

II. Próba szerszego uregulowania home office w przepisach prawa

Jak zapowiada Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wprowadzone interwencyjnie rozwiązania dot. pracy zdalnej, mające w celu dostosowanie organizacje pracy do realiów pandemii, już niebawem mogą znaleźć odzwierciedlenie w przepisach prawa pracy. Ministerstwo przygotowuje bowiem nowelizację KP, której założeniem jest systemowe, ramowe uregulowanie przedmiotowej tematyki.

Mając na uwadze opinie środowiska naukowego w zakresie trwającej pandemii, praca w trybie zdalnym odgrywać będzie istotną rolę w wielu sektorach gospodarki również w przyszłości. A ponieważ dotychczasowy sposób unormowania pracy zdalnej zawarty w przywołanej ustawie stanowi rozwiązanie dalekie od regulacji kompleksowej, konieczna jest właśnie zmiana kompleksowa, kodeksowa.

Jak informuje na łamach Dziennika Gazety Prawnej – Stanisław Szwed, wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej – „Pojęcie telepracy zniknie z k.p., a zastąpią je regulacje dotyczące pracy zdalnej. Ta ostatnia ma być stosowana w porozumieniu z zatrudnionymi. Pracodawca mógłby ją zlecać tylko w wyjątkowych okolicznościach”.

Jednym z kluczowych zagadnień będzie temat bezpieczeństwa i higieny pracy oraz jego dostosowanie w kontekście miejsca pracy znajdującego się poza zakładem pracy – aktualne regulacje w tym temacie znajdują się m. in. w art. 207 Kodeksu Pracy:

Art. 207 KP Obowiązki pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy

§ 1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy, o których mowa w art. 23711 służba bezpieczeństwa i higieny pracy.

§ 2. Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany:

1. organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy;

2. zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń;

3. reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy;

4. zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy;

5. uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych;

6. zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy;

7. zapewniać wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy.

§ 2¹. Koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników.

§ 3. Pracodawca oraz osoba kierująca pracownikami są obowiązani znać, w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nich obowiązków, przepisy o ochronie pracy, w tym przepisy oraz zasady bezpieczeństwa i higieny pracy.

Z jednej strony praca w trybie home office, co oczywiste, odbywa się poza zakładem pracy, na którego organizację i zapewnienie warunków zgodnych z zasadami BHP wpływ ma pracodawca. Skoro więc pracodawca nie ma możliwości realnego oddziaływania na bezpieczeństwo w miejscu pracy zdalnej, które w znakomitej większości przypadków ma miejsce w domu pracownika, powinien być on zwolniony z odpowiedzialności za nieprzestrzeganie zasad BHP, a więc nie powinien także odpowiadać za wypadki w domu pracownika (mogące wystąpić podczas pracy zdalnej). Z drugiej jednak strony jeśli to wyłącznie pracodawca może decydować o skierowaniu pracownika na pracę zdalną, to ustawodawca powinien nałożyć na niego obowiązki w zakresie zapewnienia odpowiednich warunków pracy.

Inną ważną kwestią jest określenie sposobu rozliczeń z pracownikiem, który w związku z wykonywaniem pracy w domu ponosić będzie dodatkowe koszty związane np. z większym zużyciem energii elektrycznej czy wody. Przedmiotowe wydatki, w przypadku świadczenia pracy w zakładzie pracy, ponosi pracodawca.

III. Telepraca, a praca zdalna

W celu opracowania stosownej regulacji uwzględniającej specyfikę i odrębności związane ze świadczeniem pracy w trybie home office przydatne mogą okazać się przepisy Kodeksu Pracy dotyczące telepracy.

Art. 67¹⁷ KP

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem:

1. obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4,

2. obowiązków określonych w rozdziale III tego działu,

3. obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych, określonego w art. 233.

Art. 233 KP Obowiązek zapewnienia pracownikom środków i urządzeń higieniczno-sanitarnych

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne oraz dostarczyć niezbędne środki higieny osobistej.

IV. Aspekty organizacyjno-tehcniczne

Praca w trybie zdalnym wiąże się nie tylko z koniecznością skonstruowania określonych, dobrych ram prawnych, ale również podjęcia przez przedsiębiorców licznych działań dostosowujących organizację pracy do nowych realiów. Tytułem przykładu można tu wymienić:

1. warunki lokalowe i organizacja sposobu pracy;

2. komunikacja;

3. ewidencja czasu pracy i ochrona danych osobowych;

1. W sytuacji, kiedy duża cześć załogi pracuje z domu jedną z oczywistych możliwości optymalizacji kosztów staje się powierzchnia biurowa. Choć nie zawsze udaje się wynegocjować z właścicielem nieruchomości obniżenie czynszu za wynajem, to jednak w przypadku trwałego przejścia na hybrydowy model pracy warto rozważyć zmianę biura na mniejsze. Co pozwoli z jednej strony zachować właściwe warunki dla osób, które pracują stacjonarnie, a z drugiej obniżyć koszty prowadzonej działalności. Alternatywą jest również dzielenie biura z inną firmą.

Ponadto w przypadku organizacji pracy w sposób hybrydowy konieczne będzie wprowadzenie nowego regulaminu pracy, który uwzględniać będzie wymagania sanitarno-epidemiologiczne.

2. Jedną z najbardziej pilnych i widocznych zmian, związanych z pracą w trybie zdalnym jest konieczność rozbudowania wykorzystywanych narzędzi komunikacji zespołowej. O ile rynek zapewniał już wcześniej wiele rozwiązań zarówno w formie wideo rozmów: jak np. Skype, ZOOM, Teams, jak i komunikacji tekstowej np. What’s Up, Signal to jednak faktyczna, szybka ich implementacja na poziomie przedsiębiorstwa może dostarczyć wielu problemów.

– Na początku pandemii, kiedy wszyscy zaczęliśmy pracować zdalnie, zapotrzebowanie na dobrze zaprojektowane narzędzia do komunikacji zespołów było tak duże, że systemy największych dostawców po prostu nie wytrzymywały przeciążenia – wspomina na łamach portalu Infor ekspert Quercus. Dodając też, że narzędzia dostępne przed pandemią miały sporo wad i nie odpowiadały wymaganiom „globalnej pracy w trybie zdalnym”. – Można powiedzieć, że w tym przypadku producenci postawili na skokowy rozwój narzędzi do komunikacji. W Quercus korzystamy z Microsoft Teams przede wszystkim dlatego, że jest to narzędzie intuicyjne i zintegrowane z pakietem Office, co gwarantuje bardziej wydajną pracę – dodaje.

Również temat delegowania zadań pracownikom wymagał dokonania stosownej rewizji. Istotna stała się kwestia kontroli wykonywanej pracy, a w szczególności weryfikacja stopnia wykonania poszczególnych zadań w stosunkowo krótkich odstępach czasu oraz utrzymywania motywacji w zespole.

3. W przypadku home office dla wielu pracodawców, istotnym zagadnieniem jest również przejście na zadaniowy model rozliczania pracy. W tym celu konieczne jest wdrożenie narzędzi ewidencji czasu pracy (rejestrowanie i rozliczanie), ocenę efektywności, przestrzeganie przepisów etc.

Na rynku dostępne jest oprogramowanie wspierające pracę zdalną, które poza ewidencją pracy często oferuje wiele innych przydatnych funkcji, które pozwalają na automatyzację niektórych procesów w firmie, jak wprowadzanie danych, planowanie pracy czy weryfikacja przestrzegania wszelkiego rodzaju norm prawnych

Z pracą zdalną wiąże się oczywiście kwestia bezpieczeństwa danych w tym osobowych, które muszą być udostępnione pracownikom, aby mogli oni wykonywać powierzone im zadania. W tym kontekście kluczową rolę odgrywa odpowiednie zabezpieczenie komputerów służbowych i korzystanie z szyfrowanego VPN.

Tematyka pracy zdalnej i związana z nią nowelizacja Kodeksu pracy wymaga rzetelnej analizy, która poprzedzona powinna zostać szeregiem konsultacji społecznych z pracownikami i pracodawcami, by wprowadzane zmiany zamiast nowych problemów i wątpliwości, przyniosły ułatwienia oraz przyśpieszyły powrót to sprawnego funkcjonowania gospodarki.

Opracował Cezary Izdebski