Raport finansowy w organizacjach podstawowych

Szybko mija czas, dopiero zatwierdziliśmy bilans, a już należy przygotować się do preliminarza na rok 2021. Planowanie preliminarza ma ogromne znaczenie dla właściwego funkcjonowania naszego organizacji. Nie znając podstaw dotyczących planowania preliminarza, nie jesteśmy w stanie dobrze zarządzać naszą organizacją. Finanse muszą być pod naszą ścisłą kontrolą, tylko w ten sposób możliwe jest osiąganie pożądanych rezultatów. Niestety wiele początkujących organizacji ma bardzo ograniczoną wiedzę na temat planowania preliminarza. Mało tego, z trudnością przychodzi im przygotować Raport Finansowy. Przypominam że Ustawa o rachunkowości zobowiązuje organizacje do realizowania co miesięcznych Raportów Finansowych.

Zarząd Krajowy Związku Zawodowego „Budowlani” przyjął Uchwałą nr 37/ZK/2016/VIII wzór raportu finansowego dla organizacji podstawowych i zobowiązał organizacje podstawowe do bieżącego sporządzania raportu finansowego oraz stosowania się do Instrukcji prowadzenia raportu finansowego. Instrukcja prowadzenia raportu finansowego przez organizacje podstawowe ZZ”Budowlani”, również została przyjęta Uchwałą Zarządu Krajowego z dnia 20 stycznia 2016 r. nr 37/ZK/2016/VIII. Instrukcję wydano na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.Nr.121, poz.591 z późn.zm.),na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.nr 106 z 1993 r., poz 482 z póżn.zm), oraz Statutu ZZ” Budowlani”. Instrukcja dokładnie informuje nas, jak mamy prowadzić obroty kasowe, czyli wpłaty i wypłaty gotówki w kasie i obroty bankowe czyli wyciąg. Raport finansowy jest dowodem zbiorczym sporządzonym na podstawie dowodów szczegółowych; faktury, KP(kasa przyjmie), KW (kasa wypłaci),wnioski o wypłatę zasiłku, uchwały, delegacje, wyciąg bankowy. Raport finansowy jest sporządzany obowiązkowo na koniec każdego miesiąca. Nie może on obejmować dni występujących na przełomie miesiąca. Zapisy w raporcie finansowym powinny być ujęte chronologicznie. Raport finansowy jest zazwyczaj sporządzony przez przewodniczącego zarządu organizacji lub wyznaczonego członka zarządu organizacji. Każdy raport finansowy powinien zawierać;

1/oznaczenie organizacji np. pieczątka organizacji,

2/oznaczenie dokumentu oraz jego kolejny numer, rok obrachunkowy, np. Raport Finansowy 9/2020,

3/ wyszczególnienie wszystkich operacji (data, treść, numer dowodu źródłowego,

4/liczbę załączników (należy załączyć wszystkie źródłowe dokumenty kasowe oraz bankowe).

5/wyliczenie obrotów, stanu początkowego i końcowego raportu finansowego – saldo może być wyłącznie dodatnie ,

6/podpis osoby sporządzającej raport finansowy oraz podpis przewodniczącego organizacji. Poniżej wzór wypełnionego raportu finansowego

Przykład nr 1

Gdzie x – oznacza stan początkowy , w tym w przykładzie nr 1- nie mamy kwoty na początek miesiąca w kasie i na rachunku bankowym jest „0” i gdzie IIIIIIIII – oznacza puste pole – nie wpisujemy kwot.

Przykład nr 2

W przykładzie nr 2 stan na początek miesiąca w kasie wynosi 1000zł, w banku na początek miesiąca wynosi 500zł . Jak wyliczyć stan kasy w kasie i w banku? Sumujemy obroty strony z miesiąca w kasie po stronie wpłat 50 zł , po stronie wypłat, obroty strony 30zł. Następnie stan początkowy to jest kwota w kasie na początek miesiąca czyli kwota 1000zł dodajemy do ‚obroty strony’ z miesiąca czyli 50zł (wpłaty) i odejmujemy kwotę 30zł po obrotach strony z miesiąca(wypłaty).Stan na koniec miesiąca – ‚stan obecny’ wynosi 1020zł. Podobnie robimy w banku. Suma kontrolna jest po to żeby sprawdzić czy strony są takie same, jeżeli nie to źle dodaliśmy albo odjęliśmy kwoty w raporcie finansowym. Stan gotówki w kasie i banku powinien zgadzać się ze stanem w raporcie finansowym. Kopię zamkniętego w danym miesiącu raportu finansowego i wyciągu bankowego należy przekazać do właściwego Biura Zarządu Okręgu w terminie do 10 dnia następnego miesiąca. Biuro Zarządu Okręgu po zebraniu raportów finansowych i wyciągów bankowych przekazuje je niezwłocznie do Biura Zarządu Krajowego. Oryginał zamkniętego w danym miesiącu raportu finansowego wraz z załącznikiem w postaci dołączonych dokumentów należy przechowywać w zarządzie organizacji podstawowej co najmniej przez 7 lat. Pamiętajmy, że nim przystąpimy do przygotowania preliminarza musimy analizować nasze comiesięczne wpływy i wydatki. Preliminarz musi powstać w oparciu o twarde dane. Podstawą dobrego preliminarza jest jego realność. Więcej na temat realizacji preliminarza, następnym razem a teraz bierzmy się za realizację Raportów Finansowych.

Barbara Pałka